从人类历史悠久的发展史来看，档案存在了上千年，且不说管理水平与重视程度如何，从档案产生和存在的社会机理来看，都说明管理档案盒是一种符合人类社会和历史发展的一种行为，无论是中庸重礼的东方国家，还是民主自由的西方国家，无论是在社会主义制度下，还是在资本主义制度下，档案从未被摒弃，档案一直被人们这样或那样的管理着，时间可以证明一切，为什么人类几千年来一直管理着档案。

（1）目前，物质，能源和信息被作为社会的三大支柱性资源。档案是信息的一种。同样起到支柱性的作用，从客观上来讲，传统档案本身是看得见、摸得着的具体实物，当然这一点于是传统档案的一个性质，它作为实物具体存在着，存在于人们的社会生活生产活动中，不可能被忽视，同时作为一种物质财富，在某种权力主导下社会财富再分配的过程中，档案必然会被独立地保存起来并进行管理。

（2）档案本身的双元价值――凭证与信息价值是人们在社会发展到一定时期要对档案进行管理的根本原因。在一定社会制度下，档案的凭证作用早已被人们意识到，人类从古至今就有着一种不自觉的档案意识，人们对于这种意识似乎有着一种淡淡的理性自觉，即使人们没有明确地感知到这种意识的存在。而档案盒的信息价值更不用说了，人们早已明白它的存在，布里渊指出信息就是负熵，那么档案也是一种负熵，它的存在就是为了消除事情的不确定性，所以从这个角度来说，管理档案就意味着是为消除事情的不确定性所做的基本工作。

从古至今，档案所涉及的服务对象是广而深的，从个人到集体组织，再到社会国家，都伴随着各种档案，这些档案被管理终就是为了服务这些对象，档要服务这些对象就必须先管理好档案，档案服务水平的好坏很大一部分原因就取决于档案管理水平的高低。人们在社会中的角色不是固定不变的，是随着时间和空间的变化不断地转换的，人们在某一时空下的角色的确定很多时候是离不开档案的，比如学生在学校就是学生的身份，这种身份就是由学生档案来确定的，公司的员工在公司就是员工的身份，这种身份也是由员工档案来确定的，档案确保了人们角色的存在性和合法性的，管理档案就是要管理这种存在性和合法性，无不被人们重视。

在信息论领域中，它存在一个信息守恒规律，简单地说，就是信息一旦产生，它将永远地存在并且信息量与产生时相等。而在现实社会中，这种现象由于种种限制几乎不存在，所以就有了信息失真的现象发生，为了对抗信息失真产生的一种方法叫信息保真，人们了信息保真几百上千年来一直在努力着，从口语到文字的产生，到发明了印刷术，再到电话电报，终到如今的计算机技术，无不反映了人们多么重视信息保真，而档案作为信息的一种，同时又是真实性与原始性特点的一种信息，人们也同样重视着其保管，所以管理档案就是信息保真行为的一种具体反映，同样也是人们对抗信息失真的一种行为。

实践是理论产生的动力和源泉，是理论发展的决定性因素。档案学是一门以档案和档案工作及其发展规律为主要研究对象的应用学科，档案管理是一种实践行为，它的不断发展是档案学理论产生的内在动力。人们在实践中发现新问题，然后解决新问题，进一步形成新的理论，为档案学科及相关学科的发展提供了源泉。如今，人们进入了前所未有的高度发达的信息社会，管理档案不仅仅是对传统纸质或实物档案的管理，同时也掀起了对电子档案管理的热潮，管理的实践促使着人们寻找和发明新的技术，以更好地管理档案，这些技术或被用到其他领域。所以说，档案的管理对技术的发展也是起到了辅助作用的。当然，这一作用是极为次要的。

人类文明的进步离不开档案，这一点无需强调。既然档案是人类文明进步的阶梯，那么管理档案就是为了促进人类文明进步的一种方式，促进人类的发展，人类文明的进步是人类共同的责任与义务，每个人都责无旁贷，管理档案既有了让今人了解了古人的，同时又有让后人了解今人的可能，为了人类文明的延续与进步，一些人就应当承担起管理档案的责任与义务。