POS机是通过读卡器读取银行卡上的持卡人磁条信息，由POS操作人员输入交易金额，持卡人输入个人识别信息（即密码），POS把这些信息通过银联中心，上送发卡银行系统，完成联机交易，给出成功与否的信息，并打印相应的票据。POS的应用实现了信用卡、借记卡等银行卡的联机消费，保证了交易的、快捷和准确，避免了手工查询黑名单和压单等繁杂劳动，提高了工作效率。
整套的POS机除了硬件之外还需要一套收款用的软件。软件包括录入、销售、统计、打印、钱箱控制等功能，其实就是一个特定用途的小型数据库应用软件。
POS分品牌POS和DIYPOS。DIYPOS相对来讲价格会低许多，因为采用的外设不同价格也相对有浮动，近的POS价格在3000~3500，DIYPOS与电脑是有所不同的，不同的机箱、不同的显示器等，但电脑是能实现POS功能的，将电脑连接POS外设，即可实现POS功能，只不过是样式难看些。
pos机的付款方式分为现金、支票和信用卡等多种支付方式，供顾客选择。
①现金支付
顾客的交款额与购物款相等可以直接按下输入键，否则在输入实收金额后按下输入键。这时系统会自动打印账单，开启现金抽屉，并显示应找给顾客的钱数，收款员进行收款、找钱、关闭现金抽屉后，屏幕又自动回到销售状态，此次销售过程结束。
②支票支付
在使用支票进行支付时，系统会询问支票号，将支票号输入后，系统还要求备份，将支票背面向上放入打印机中的平推打印位置，按下输入键，系统自动打印备书并打印账单；打开现金抽屉，收款员将支票放入现金抽屉。在关闭现金抽屉后，屏幕回到销售状态，此销售过程结束。
③信用卡
在使用信用卡进行支付结算时，如果商场与银行没有实现实时划账，需要在银行允许付款额之内或在授权后系统会继续询问信用卡的种类，选择后按下输人键，系统继续询问卡号，将信用卡在收款机磁卡阅读器上将卡号刷入，屏幕回到销售状态，此销售过程结束，然后办理压卡、签字等手续。
通过POS系统结算时应通过下列步骤：
（1）地方易货代理或特约客户的易货出纳系统，将买方会员的购买或消费金额输入到POS终端。
（2）读卡器（POS机）读取广告易货卡上磁条的认证数据、买方会员号码（密码）。
（3）结算系统将所输入的数据送往中心的监管账户。
（4）广告易货出纳系统对处理的结算数据确认后，由买方会员签字。买卖会员及易货代理或特约商户各留一份收据存根，易货代理或特约商户将其收据存根邮寄到易货公司。
（5）易货公司确认买方已收到商品或媒体服务后，结算中心划拨易换额度。完成结算过程。